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SECRETARÍA GENERAL

Estos son algunos de los servicios que prestamos

Disponemos, coordinamos y desarrollamos, en nombre del Comité Organizador, todos los servicios que la ejecución de su Evento necesita, incluyendo:

  • Previsión de fondos para gastos anticipados del Comité Organizador y Proveedores.
  • Asesoramiento profesional y asistencia a reuniones, preparando la documentación para
    • Presentación en la Sede anterior, si la hubiera.
    • Comité de Honor, Organizador y Científicos: Confirmación de participación.
    • Audiencias protocolarias.
    • Convocatorias de reuniones y asambleas.
  • Prospección de los espacios para sesiones científicas, actos sociales y espacios comerciales y de exposición de pósters en la sede del Evento.
    • Sesiones Científicas.
    • Exposición comercial.
    • Exposición permanente de pósters.
    • Recepción de material iconográfico
    • Secretaría y Entrega de documentaciones.
  • Localización, reserva y confirmación de espacios y proveedores para los posibles restantes servicios a realizar:
    • Diseño y artes gráficas: Diseñamos, maquetamos y presentamos para su aprobación e imprimimos, Cartel anunciador del Evento; Papelería, cartas y sobres; Resumen de comunicaciones; Boletín de Inscripción y alojamiento; Tarjetas Identificativas y de visita; Tarjetas varias de actos sociales: Almuerzos de trabajo, Cenas, Cafés, Excursiones; Avance de programa, Programa Preliminar y Programa Final; Libro de Comunicaciones y Ponencias; Certificados de colaboración científica; Diplomas de Asistencia; Láminas, Postales, Calendarios, etc.
    • Mailing y publicidad: Ponemos a disposición del Evento, las tarifas reducidas para envíos de correo y manipulación de documentos, además confeccionamos en nombre del Evento para los medios de comunicación: Notas informativas, Inserciones, Módulos, Cuñas.
    • Arquitectura modular: Todo cuanto necesitan las Casas Comerciales para el montaje de stand tipo modular y sus correspondientes accesorios como estructura de aluminio, frontis, medianeras, personal y complementos.
    • Audiovisuales, equipos informáticos e iluminación: Alquilamos e instalamos, todos los medios audiovisuales, informáticos y de iluminación que pueda necesitar el Evento (Proyectores LCD y de diapositivas, transvídeo, retroproyector de transparencias, magnetoscopios, cámaras, pantallas, monitores, equipos de sonido y grabación, sistemas interactivos Test-Manager, traducción simultánea por infrarrojos, fotografía, ordenadores e impresoras, telefonía, complementos (puntero láser, zoom..) e iluminación de sobremesa, de atril o focos de luz indirecta y panorámicos.
    • Azafatas, guías, personal de ayuda, Intérpretes y traductores: Personal debidamente uniformado y sin anagrama como Azafatas profesionales para Salas, Stand, Actos sociales; Guías Locales y Acompañantes para Excursiones a Lugares de interés en los idiomas más comunes, para la realización del programa de acompañantes y actos sociales.
    • Transferistas (Aeropuerto, Estación de Ferrocarril y Bús); personal de ayuda; Intérpretes simultáneos, consecutivos; traductores y transcripción de cintas.
    • Otras prestaciones (compras, regalos, ornamentación, animación, etc.). Detalles que enaltecerán su Evento como Papelería y carpetería: portatarjetas, sello de caucho, bloces, lápices y bolígrafos; Portadocumentos y maletines en cartón reciclado, caucho, polipiel, cuero regenerado, etc.; Bandoleras en nylon ribeteado, etc.; Regalos: Pintura y escultura, Literatura, Publicitarios (Pin’s, llaveros, corbatas, insignias, placas), Alfarería y marroquinería; Flores y plantas que ensalcen las salas y lugares de exposición comercial; Mástiles de tamaño universal y banderas de los países organizadores; Grupos Folklóricos, orfeones, orquestas y variedades.
    • Restauración: Cocktail, cafés, Almuerzos de trabajo, Cenas especiales y de Clausura.
    • Agencia de Viajes: Aportamos los acuerdos que sobre cupos de reserva de espacio y tarifas especiales, mantenemos con los distintos proveedores en cuanto a estancias; Traslados en coche privado, taxi, minibús y autopullman de lujo en servicio de transfer; y aportamos los descuentos especiales, con la denominación de transportista oficial en los grupos Iberia, Renfe y Transmediterránea, en cualquier medio de transporte con las tarifas más ventajosas y las conexiones más idóneas.
    • Material iconográfico e informativo.
    • Seguro de responsabilidad civil y de asistencia.
  • Confección de dossier y seguimiento para la obtención de la declaración de interés científico-sanitario de su Evento.
  • Confección de dossieres con información y envío a invitados, socios, posibles participantes y medios de comunicación.
  • Confección de dossieres y envío de información y venta a casas comerciales para montaje de stand y accesorios, con levantamiento de planos de espacios útiles para exposición.
  • Tratamiento personalizado a invitados (Conferenciantes, Moderadores, Presidentes y Secretarios de mesa, etc.)
  • Picado de textos, maquetación de cartas, saludas, etc., creación de bases de datos e impresión de listados.
  • Inscripciones:
    • Recepción, tratamiento informático y confirmación.
    • Personalización de certificados de pago.
    • Confección de certificados de asistencia.
    • Tratamiento y confección con encarte de documentos de documentaciones.
    • Personalización e impresión de tarjetas identificativas.
  • Personalización de embalaje y distribución o envío a centros sanitarios de cartelería y material informativo de su Evento.
  • Material Científico:
    • Confección de certificados de colaboración científica.
  • Personalización y etiquetado de sobres.
  • Encarte de documentos.
  • Instalación y mantenimiento durante los días del Evento de la secretaría en la sede del mismo, incluyendo:
    • Personal cualificado.
    • Gestión informatizada: hardware, periféricos y software.
  • Nuevas inscripciones:
    • Recepción, tratamiento y arqueo.
  • Entrega a inscritos de:
    • Documentaciones.
    • Diploma de asistencia y en su caso certificado de colaboración científica.
    • Posibles obsequios.
  • Recepción y entrega de material iconográfico.
  • Personalización de rótulos de sobremesa.
  • Confección de textos.
  • Material del Evento y de oficina.
  • Supervisión, coordinación, control e información general.
  • Relaciones con los Comités, Casas Comerciales y proveedores.
  • Administración y Contabilidad, incluyendo:
    • Número de CIF, material e informe final con balance de ingresos y gastos.